2009年7月2日(木)
普通、文書作成をする時には「ワード」などのワープロソフトを使うのが一般的だが、時々エクセルを文書作成に使う人がいる。
これはこれで面白い発想。
エクセルは本来は表計算用のソフトで、そのためにシートがマス目で区切られていてこれが表を作る時に役に立つ。僕も文章部分が少なくて表が主人公みたいな文書を作る時には計算部分が無くてもエクセルを利用することがある。
エクセルをワープロ代わりに使う時の表以外の利点は・・・
○確実な左揃え・・・ワードでは、おせっかい機能で箇条書きが勝手に出来たり、字下げが自動処理されたりした時に、微妙に左位置がずれてなかなか調整が出来ないということがあるがエクセルの「列」を上手に利用すると左がかっちり揃う。何がなんでも揃う。
○印刷時のページ幅の微調整・・・微妙なページのはみ出しはページの設定で横を1ぺージに納めるように設定するだけで良い。ワードでは横幅を変えると、強制改行の位置を結構な量変えないといけなくなったりする。強制改行は自動改行で見た目が思い通りにならない時に使ったりするので、逆にそれが仇になる。
というようなところだろうか・・・。
でも、僕自身は表もなにもない文章だけのものをエクセルで作ったことはないんだよねぇ。
今日は、そういうエクセルファイルを触ることになった。
量的にはA4で8ページくらいの文書。セルの使い方の問題で左はともかく右の折り返しの位置が揃っていない。
僕の目標としては・・・
1.折角沢山の文章を入力してくれてるので、これをエクセルのまま活かして、エクセルで打ったとは思えないような作りにする。
2.左揃えは空白を利用して揃えているので(これはこれできれいだけど)、これを列利用の揃え方にして大見出し、中見出し、子見出しの始まり位置を簡単に変えることが出来るようにする。
3.右が揃ってないのは改行のたびに次の行のセルを使っているからなので、セルの結合をしてその中にひと固まりの文章を入れ、セル内の自動的な折り返しで右が揃うようにする。
1に関してはエクセル標準のゴシック体を明朝体にし、セルの高さに決まりを作って縦方向の詰まった感じを微調整。
2と3に関しては、既に入力されている文章を「切り取り＆貼り付け」でしかるべき位置に納めて行く。
まとめればこういうことなんだけど、量が量なので、今日は「切り取り＆貼り付けマシン」みたいになっていた。右手でマウス、左手でショートカットキーを駆使してホント機械みたい。
久し振りだなぁ、こういう作業。
出来上がりは自分では結構よくやったと思うのだが、さぁどんなもんだろう。とに角、機械的にリズムだけでやり、文章の内容は一切読んでいない。
大まかなチェックをした上で、細かいチェックは先に入力作業をした人にやってもらうことにした。
今日の作業でエクセルをワープロがわりに使う時の要点がしっかり身についた。
場合よってはパワーポイントを社内文書として使ってるところもあるみたいなのだが、そういうのも見てみたいもんだ。